Wanneer moet je vergaderen?

Vergaderingen hebben verschillende doelen voor een bedrijf. Zo kunnen er belangrijke zaken besproken worden wat betreft nieuwe grote ideeën of worden er zaken besproken over het nieuwe beleidsvorming of merkstrategie. Toch worden er vaak vergaderingen gepland die uiteindelijk toch niet effectief waren. In dit artikel lees je meer over wanneer je nu beter en niet kan vergaderen.

Er is sprake van een doel

Voor een vergadering moet er wel een doel aanwezig zijn. Bijvoorbeeld het bespreken van een eventueel vast contract of verduurzaming van het bedrijf. Tegenwoordig is het vaak zo dat we vergaderen om dat het simpelweg gewoon ingepland staat. Zo is er wekelijks een teamoverleg en maandelijks een meeting. Maar wat is het doel dan eigenlijk? Als dit doel niet helder is, kun je de vergadering beter overslaan.

De sfeer tussen collega’s

Het kan natuurlijk wel eens zo zijn dat er iets speelt op de werkvloer. Je moet dan elf even goed bedenken of het slim is om de vergadering door te laten gaan. Dit kan er namelijk voor zorgen dat de vergadering voor geen meter loopt. Ook kan het zo zijn dat er te veel aanwezigen zijn of dat er eindeloze discussies zich voordoen. Je moet jezelf dan afvragen of het slim is om de vergadering te laten voortzetten.

Als je kritiek hebt op een bepaalde collega is het beter om dat op een ander moment te bespreken in plaats van tijdens een vergadering. Kritiek wordt al snel als publieke vernedering ervaren.

Welke dagen kun je het beste vergaderen

Voor het inplannen van een vergadering is het ook belangrijk om te kijken wanneer je dat gaat doen. Om eerst te beginnen vertellen we je welke dag je het beste niet kunt vergaderen.

Vergader niet op maandag en vrijdag vergaderen

Maandag wordt gezien als een vrij drukke dag in de week. Iedereen heeft net weekend gehad en moet weer druk aan de slag met de taken voor die week. Ook vrijdag is geen topdag om te vergaderen. Mensen zijn wel nog fysiek op kantoor, maar zijn mentaal al met hun hoofd bij het weekend. Vaak zijn mensen op vrijdag ook moe na zo’n lange werkweek. Ook wordt de informatie wat verteld wordt in de vergadering bij deze mensen langzamer verwerkt. Of mensen willen juist dan zo snel mogelijk dan de actiepunten afvinken.

Dinsdag is de perfecte vergaderdag

Uit onderzoek blijkt dat dinsdag de perfecte dag is om te vergaderen en dan het liefst in de middag. Op deze dag is meestal wel iedereen aanwezig. Andere goede weekdagen zijn de woensdag en de donderdag. Het is dan niet begin of einde van de week, de er is een grote kans dat veel mensen op kantoor zijn. Op deze dagen voel je je ook nog meestal fris, waardoor een vergadering efficiënt kan verlopen.

Tijdstip van de vergadering

Het is beter om de vergaderingen niet aan het einde van een dag te plannen. Dit zou wel kunnen als deze vergadering op een locaties dan kantoor plaatsvindt. Zo kan er misschien op een leuke locatie een vergaderzaal reserveert worden. Bij Hof de Brulle kun je een vergaderzaal boeken met de elementen die er nodig zijn voor de vergadering. Werknemers kunnen dan even van hun werkplaats af.